UNIDAD 3 Herramientas De Ofimática

COMPETENCIAS ESPECIFICAS A DESARROLLAR

Identificar y clasificar los diferentes tipos de software de aplicación utilizados como herramienta para la elaboración de documentos, presentaciones, y manipulación de datos. 

 HERRAMIENTAS DE OFIMÁTICA

Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina.  Algunos ejemplos son:   Procesamiento de textos Hoja de cálculo Herramientas de presentación multimedia· Base de datos. ·Utilidades: agendas, calculadoras, etc. ·Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. ·Herramientas de reconocimiento de voz. ·Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, Open Office, etc. 3.1 MANEJO DE PROCESADORES DE TEXTO El procesador de texto es un tipo de aplicación informática para la creación, edición, modificación y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamaño de la tipografía, adición de gráficos, etcétera), a diferencia de los editores de texto, que manejan solo texto simple. Los procesadores de textos son una clase de software con múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones. Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, semánticas, organizativas o estéticas; con algunas variantes según el programa informático de que se disponga. Los procesadores de texto también incorporan correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios multilingües y de sinónimos o tesauros, que facilitan en gran medida la labor de redacción. 3.1.1 INSERTAR Y MODIFICAR TEXTO ·    Seleccionar ´´insertar´´ de la barra de herramientas del menú y hacer clic en cuadro de texto. ·     Hacer clic en la parte del documento que se desee. ·    Para insertarlo con un tamaño diferente, arrastrar el cuadro de texto hasta obtener el tamaño que se desee ·    Si se desea conservar la relación de ancho y alto del cuadro de texto es nuestra decisión, pero si deseas cambiarlo solo se debe mantener presionada la tecla Shift mientras se arrastra al tamaño que deseemos. ·      Colocar el cuadro de texto arrastrándolo hasta la posición que se desee. ·      Posteriormente escribir texto o inserta el texto dentro del cuadro de texto. ·      Si se desea modificar el texto solo hacer  doble clic en el cuadro de texto Cuadro 3.1 ·     Y por último solo hacer clic  en un área vacía de la página o presionar ESC  para finalizar. 3.1.2 FORMATEAR DOCUMENTOS Formatear caracteres de texto significa seleccionar el NOMBRE y ESTILO de la fuente, el tamaño y color de las letras y las palabras; el espacio entre caracteres, etc. Cuando se usa el ratón o el teclado para formatear se puede cambiar sólo un elemento de formato cada vez. (Negrita, luego subrayado, etc.). Si se usa la orden FORMATO FUENTES se pueden realizar prácticamente todos los cambios de formato de una sola vez en el cuadro de diálogo fuentes.     FUENTES: ·    Con el ratón, se elige la fuente del botón fuente. ·    FORMATO / FUENTE /  ·    Ctrl. + MAY + F          TAMAÑO DE FUENTE ·Con el ratón, se elige tamaño de la fuente ·FORMATO / FUENTE · Ctrl. + MAY + M     NEGRITA: ·Con el ratón, pulsando el botón Negrita. (la N) ·Con Ctrl + N ·FORMATO / FUENTE, y seleccionar negrita en la lista de Estilo de fuente.     CURSIVA:  ·Con el ratón, pulsando el botón cursiva (la K) ·Con Ctrl + K ·FORMATO / FUENTE, y seleccionar cursiva o negrita cursiva en la lista de Estilo de fuente.      SUBRAYADO: ·Con el ratón, pulsando el botón Subrayado. (la S) ·Con Ctrl + S .FORMATO / FUENTE, y seleccionar subrayado. · Para ELIMINAR un formato de carácter se hace la misma operación 3.1.3. ADMINISTRAR DOCUMENTO Cuadro 3.1.3 La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido. Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que permiten:  Almacenar, organizar y localizar documentos.  Garantizar la coherencia de los documentos.  Administrar los datos de documentos.  Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados. Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulación de los documentos. 3.1.4. TRABAJAR CON GRÁFICOS Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a menudo son difíciles de interpretar. Por ejemplo, ¿dónde están los valores máximos y mínimos? ¿Están aumentando los números o disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son más claras cuando los datos se representan con un gráfico.   Tipos de gráficos Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son: Columna Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas. Línea Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o disminuyendo. Pastel Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representan el porcentaje más grande y más pequeño. Barras Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales. Superficie Los gráficos de superficie muestran los datos en un tipo de paisaje 3D. Funcionan mejor con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver exactamente donde los valores son más altos y más bajos.  Área Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la zona bajos las líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos casos el relleno puede tapar información.  3.1.5 COLABORAR CON UN GRUPO DE TRABAJO Se puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Como ejemplo, si las personas de un grupo de trabajo administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los proyectos de sus compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar información sobre sus proyectos en el mismo libro. El propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios de este y resolviendo  cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los cambios, puede dejar de compartir el libro. 3.2 MANEJO DE HOJAS DE CÁLCULO Es muy importante porque nos ayuda a ser más organizados y ordenados conforme la información nos permite trabajar con tablas gráfico etc. Este programa nos sirve para manejar hojas de cálculo o poder hacer cualquier tipo de operaciones una hoja electrónica es un programa que organiza la información en filas y columnas, donde la intersección de éstas se conoce con el nombre de Celda, número. Los datos pueden ser procesados a través de fórmulas para obtener así un total o resultado. 3.2.1 TRABAJAR CON CELDAS Y DATOS Estas celdas son muy importante porque nos ayuda a ser organizados en los datos que nosotros queramos introducir dentro de las filas y columnas. Cuadro 3.2.1 Las celdas son las intersecciones entre las filas y columnas que forman una hoja de cálculo.  Las celdas son  cada una de las casillas rectangulares que ves en la hoja de cálculo y que se nombran con dos datos: el primero la letra de la columna en la que están, seguido del número de la fila de la misma. 3.2.2 FORMATEAR E IMPRIMIR HOJAS DE TRABAJO En Microsoft Office Excel 2007, formatear  los datos de una Microsoft Office Excel 2007 hoja de cálculo  es más fácil,  se puede utilizar varios modos rápidos y simples para crear hojas de cálculo de apariencia profesional que muestren los datos de forma efectiva Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo.  3.2.3 CREAR Y REVISAR FORMULAS Las formulas ayudan a calcular con mayor facilidad algún resultado sin necesidad de usar alguna herramientas para calcularlo. Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones, entre otras. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).  3.2.4 CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS Estos gráficos nos sirven para representar cantidades de personas etc. Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos. Para crear un gráfico en Excel, primero debe entrar los datos numéricos del gráfico en una hoja de cálculo.  3.3 MANEJO DE PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS 3.3.1  CREAR PRESENTACIONES EN POWERPOINT: Las presentaciones en dispositivas son archivos usados para mostrar a pantalla completa en las computadoras, cualquier tipo de información ordenada en varias pantallas propiamente llamadas dispositivas o slides. En su inicio fueron usadas en proyectores para presentar y exponer a un auditorio informes, ahora se usan para comunicar casi cualquier información ya sea usando una PC, una Laptop o una pequeña Notebook. Pueden contener texto, imágenes, gráficos, videos, sonidos, enlaces a páginas de internet y otros elementos. El programa favorito para crearlas y mostrarlas es PowerPoint, incluido en la famosa suite de aplicaciones de Microsoft, aunque existen otras alternativas, incluso gratuitas y completamente libres. Con PowerPoint podemos crear presentaciones para varios fines:        Exponer un trabajo, una tesis o una investigación.      Crear un tutorial sobre cualquier tema.        Hacer un cuestionario interactivo.       Crear un álbum de fotos        Hacer un informe estadístico o contable. ¿Que podemos incluir en las presentaciones? Podemos usar para crear nuestra presentación texto de documentos creados en Word, tablas hechas en Excel, imágenes descargadas de internet o incluso hacer una captura de pantalla de una imágenes en una página web. Podemos también insertar audio, música, canciones, videos, diagramas, cliparts, efectos de sonido, etc. Después de crear y comprobar que funciona correctamente la presentación, podemos compartirla con nuestros amigos copiándola a una memoria flash o un disco, en internet en las redes sociales como Facebook, Google+ y otras o subirla a sitios especializados como SlideShare.  PowerPoint es muy fácil de utilizar. Todos los que de una forma u otra han usado Word, se sienten como en casa al comenzar. Intuyen cómo introducir texto, agregar diapositivas, imágenes, ajustar el diseño, cambiar los colores del texto. 3.3.2 MODIFICAR FORMATO DE PRESENTACIÓN-ELEMENTO VISUALES. Los productos informáticos que se basan en imágenes elaboradas en las computadoras y que se muestran mediante un proyector. Se realizan en programas que permiten crear de una manera rápida llamativa y profesional láminas o diapositivas digitales donde se pueden insertar textos, imágenes, gráficos, tablas y elementos multimedia como vídeo, audio y animación. Tienen como objetivo realizar exposiciones visuales ante un público numeroso. Como parte de una presentación, se incluyen también otros recursos que funcionan como apoyo de la exposición. Ventajas de las presentaciones electrónicas Las ventajas de las presentaciones electrónicas logran que la información sea más fácil de comprender y de recordar Utilizar presentaciones electrónicas facilita que los asistentes atiendan una exposición también permite presentar información con formato llamativo concreto y de alta calidad, además su entorno es fácil, amigable y sencillo de manejar.  Una de las ventajas más sobresalientes de las presentaciones electrónicas es la infinidad de contenidos que es posible expresar gracias a la diversidad de formatos que incluye.  Se crean presentaciones con: FreeLancer Graphics Corel Presentation Mediator Power Point.  3.3.3 IMPRIMIR PRESENTACIONES Para imprimir las diapositivas con las notas del moderador, haga clic en Páginas de notas. Para imprimir un esquema de la presentación, haga clic en esquema. Nota: Para configurar e imprimir páginas de notas personalizado en PowerPoint 2016, 2013 o 2010, vea crear y páginas de notas de impresión. Puede usar PowerPoint para imprimir sus diapositivas (una diapositiva por página), imprimir las diapositivas con notas del moderador o imprimir un esquema. También puede imprimir documentos de la presentación, con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas en una página. La audiencia, a continuación, puede usar estos documentos para seguir a lo largo de la presentación o puede mantener en el futuro. El documento de tres diapositivas por página incluye líneas que su audiencia se puede utilizar para tomar notas. Para conservar la entrada de lápiz de papel y la impresora, antes de la impresión de diapositivas o documentos para la audiencia toda, considere la posibilidad de colocación de la presentación en una ubicación compartida en su lugar. A continuación, antes de la presentación, indique a la audiencia donde se encuentra la presentación. Aquellos que quieren copias impresas pueden imprimirlas y que no desea que las copias impresas no tengan que imprimirlos. En la ficha que se muestra, puedes seleccionar diversas opciones. Puedes ver en el panel de la derecha una vista previa antes de la impresión, reflejando en todo momento las selecciones efectuadas. Puedes hacer clic en las flechas para recorrer la extensión de la presentación que se va a imprimir. En todos los casos, después de haber procedido a todos los ajustes, inicia la impresión haciendo clic en el botón Imprimir. Las opciones más fundamentales, justo debajo del botón Imprimir, son el número de copias y la elección de la impresora.  El primer parámetro permite escoger imprimir todo o parte de las diapositivas de una presentación. Para imprimir todas las diapositivas, haz clic en "Imprimir todas las diapositivas". Para imprimir sólo la diapositiva actual, haz clic en Imprimir la diapositiva actual". Para imprimir diapositivas específicas por número, haz clic en "Rango personalizado", luego escoge en el campo Diapositivas una lista de diapositivas individuales, algunas diapositivas o sólo dos. Usa comas para separar los números, sin espacio, como en: 1, 3, 5-12. Para imprimir las diapositivas seleccionadas, haz clic en "Imprimir selección". Y se selecciona las hojas y con eso ya tenemos lista la impresión. 3.3.4. TRABAJAR CON DATOS DE OTRAS FUENTES Cuando quiera usar los datos desde un documento o una hoja de cálculos existente, ciertamente usted no querrá tener que escribirlo todo de nuevo. Por suerte, puede importar todo el archivo mediante el incrustado o el vinculado del mismo. En una diapositiva ellos parecen iguales, pero cuando se los edita, se comportan como diferentes. Incrustar: Coloca una copia estática del documento, dentro de su    presentación. Los cambios que haga dentro de PowerPoint, no cambian a    los archivos de datos originales. Los cambios hechos en el original, no se ven en la diapositiva. Vínculo: Usa los datos directamente desde el documento original. Los cambios solo puede ser hechos en el documento original. Los cambios en el original se verán en la diapositiva, después de actualizarlos. Mover, renombrar o eliminar al archivo original, provoca la ruptura del vínculo. Los datos continuarán en la diapositiva, pero ya no podrá editar a los mismos. Cuando se selecciona, seleccionar automáticamente la palabra completa     Seleccione esta casilla para seleccionar la palabra completa cuando haga clic en una palabra, o desactive esta casilla para seleccionar una carta individual de una palabra al hacer clic en una palabra. Texto de permitir arrastrar y colocar  .Active esta casilla de verificación para mover o copiar texto dentro de una presentación o de Office PowerPoint 2007 a otro programa de Microsoft Office arrastrando el texto o desactive esta casilla para evitar que arrastrar texto para moverlo o copiarlo. 3.3.5 ADMINISTRAR Y COLABORAR CON UN GRUPO DE TRABAJO. PowerPoint 2010 presenta algunas herramientas nuevas y sorprendentes que puede usar para crear, administrar y colaborar con otros usuarios en sus presentaciones de forma eficaz. La vista Backstage de Microsoft Office le permite obtener acceso rápido a tareas comunes relacionadas con la administración de archivos; por ejemplo ver las propiedades del documento y la configuración de permisos, además de abrir, guardar, imprimir y compartir sus presentaciones. Las herramientas ofimáticas son aquellas que se representan como los procesadores de texto como el Word, la hoja de cálculo es el Excel, las presentaciones electrónicas PowerPoint, las base de datos, y correos electrónicos, etc.  Se detalla acerca de los siguientes aspectos que tienen las herramientas de ofimáticas que comúnmente usamos: Manejo de procesadores de texto (Word Como Insertar y modificar texto, como Crear y modificar párrafos, Formatear documentos, Administrar documentos, Trabajar con gráficos y como colaborar con un grupo de trabajos. Manejo de la hoja de cálculo (Excel) Como se trabaja con celdas y datos, administrar libros, formatear e imprimir hojas de cálculo, modificar libros, crear y revisar formulas, crear y modificar gráficos, y colaborar con un grupo de trabajo Manejo de presentaciones electrónicas PowerPoint). Crear presentaciones electrónicas, insertar y modificar texto, insertar y modificar elementos visuales, modificar formatos de presentaciones, imprimir presentaciones, trabajar con datos de otra fuente, administrar y entregar presentaciones y colaborar con un grupo de trabajo. Manejo de base de datos. Crear y usar una base de dato, crear y modificar tablas, crear o modificar peticiones, crear o modificar formularios, ver y organizar información, definir relaciones, integrar Access con otras aplicaciones Manejo de  clientes de correos electrónicos. Configuración de correos electrónicos y administración de correos electrónicos. 3.4 MANEJO DE BASE DE DATOS El propósito principal de un sistema de bases de datos es proporcionar un entorno que sea conveniente y eficiente, para las personas que lo usan en la recuperación y almacenamiento de la información. Los Sistemas de Manejo de Bases de Datos, también conocidos como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD), sirven para realizar una serie de operaciones con los datos almacenados en una base de datos. Se podría decir que la base de datos es el recurso que contiene la organización de la información y el SGBD es el medio para manipularla.  3.4.1 CREAR Y USAR UNA BASE DE DATOS Access nos  proporciona una gran variedad de plantillas que podemos  utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar,  para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos.  Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están  o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Se pueden crear bases de datos sin plantillas utilizando  nuestros propios informes, tablas, formularios y otros objetos de bases de datos. 3.4.2 CREAR Y MODIFICAR TABLAS Después de diseñar una  base de datos, se  pueden  crear las tablas que almacenarán los datos en la base de datos. Normalmente, los datos se almacenan en tablas permanentes;  también se pueden crear tablas temporales.  Las tablas se almacenan en los archivos de base de datos hasta que se eliminan, y están disponibles para cualquier usuario que cuente con los permisos necesarios. Se manejan comandos para la creación de tablas pero también los hay para modificarlas  ya sea para cambiar  columnas, quitar columnas o  algunas restricciones. 3.4.3 DEFINIR RELACIONES. La cardinalidad de una relación describe el número de filas de una tabla que se pueden relacionar con el número de filas de otra tabla.  Por ejemplo, un departamento puede tener muchos empleados, pero un empleado puede pertenecer sólo a un departamento. La cardinalidad se suele expresar como uno-a-uno, uno-a-muchos y muchos-a-muchos. 3.4.4 CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS. Los formularios  pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Los formularios se pueden crear mediante herramientas dando  solo un clic.   Cuando  se usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades. 3.4.5 CREAR INFORMES. Se puede  crear una  gran variedad de informes desde lo más sencillo hasta lo más complejo, se debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe.   Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen de  registros de ventas realizadas, hay que determinar que campos contienen los datos que se desea  ver en el registro y en que tablas o consultas residen.